Si alguna vez has manejado un proyecto grande te daras cuenta que puede ser un reto llevarlo de principio a fin en especial si estás a cargo de un equipo, aquí tenemos algunos consejos  de nuestra experiencia en project management.

1- El cliente NO siempre tiene la razón

Suele ser un problema recurrente de la cultura el que simplemente no le puedas decir «no» al cliente. Ya sea el vendedor, el Director o tu mismo, siempre el jefe ha dicho que el cliente es primero y se deben satisfacer todas sus exigencias.

Un escenario común es cuando el cliente solicita cambio tras cambio aún cuando el diseño final ya ha sido aprobado. Como este y otros casos es importante saber decir NO pues los clientes no son conscientes de la enormidad de la interrupción en el flujo de trabajo o lo mucho que afecta tanto al presupuesto y al calendario.

Se debe educar al cliente sobre el proceso que se lleva a cabo, pues somos nosotros quienes al final somos los expertos a los que el cliente se ha acercado para dar solución a sus problemas.

2. Mantén 2 pasos al frente

Es importante siempre tener organizado  nuestro calendario para que el flujo de trabajo no se atrase. Aunque es evidente que ningún proyecto es completado sin inconvenientes, debemos planear a futuro para evitar los obstáculos conocidos o pronosticados (presupuesto, proveedores, cotizaciones, materiales, recurso humano, etc)

Antes de levantar un dedo debemos hacer una investigación para listar todo lo que será necesario por nuestra parte y ver junto con el equipo encargado por parte del cliente lo que deben facilitarnos para  completar el proyecto.

3. Se realista

Ya que estamos a cargo de un proyecto no podemos darnos el lujo de ser positivos y dar por sentado que todo saldra a tiempo o dentro del presupuesto estimado, sea nuestra responsabilidad o la del cliente, tenemos que estar vigilantes sobre el proceso para eliminar cualquier obstáculo que pueda aparecer antes que el cliente nos lo haga notar.

Se que tu quieres que el trabajo entregado sea el mejor y más  hermoso del mundo, pero debes tener bien en cuenta tus recursos, si no hay presupuesto, si no hay tiempo o si no hay gente disponible para llevar a cabo las ambiciones que tienes en mente será mejor volver a las notas e idear una mejor solución.

A veces debemos terminar el proyecto con el  cliente, sin el cliente y a pesar del cliente.

4. La comunicación es clave

No hay nada que arruine un proyecto más rápido que una asumpción, algo tan insignificante como el asumir que el logo debe ir de color #ff0000 en vez de #ee0000  puede desatar la ira del cliente. Un documento que puede salvarte es el Brief, donde se imprimen todas las especificaciones del cliente.

El cliente debe estar bien informado sobre avances del proyecto, no esperes a comunicarte (ni pienses en esconderte)  hasta que el proyecto esté  terminado, el cliente debe ser parte del proceso creativo, al fin él es quien conoce su empresa y  sus clientes. Solo educalo sobre el proceso y los cambios que puede hacer y si el cliente no tiene tiempo debe asignar a un responsable del proyecto.

5. Rompe el molde

No todos los proyectos son iguales, cuando se nos presentan  tareas similares en varios proyectos podríamos cometer el error de tomar el mismo acercamiento para resolverlos sin tomar en cuenta la situación individual de cada cliente o la raíz de las necesidades que no serán satisfacidas.

Se debe tomar el tiempo para ajustar nuestros sistemas o protocolos de acuerdo al brief de cada proyecto, no se debe comenzar a trabajar sin investigar las necesidades del cliente. No es que esté mal tener frameworks y templates, pero siempre deben ser modificados para resolver los problemas identificados y entregar los resultados prometidos.

6. No es personal

Es tan importante nuestra habilidad para involucrarnos de lleno en un proyecto como lo es la habilidad para distanciarnos de él, debemos recordar que el trabajo debe quedarse en la oficina y no invadir nuestra vida personal para mantenernos frescos, animados y cuerdos.

Esta distancia es importante puesto que si el cliente está llamando a nuestro telefono celular o a nuestra casa después de horas de oficina no hay forma de no tomarlo como algo personal y todas las críticas, quejas y cambios irracionales elevarán tus niveles de estrés y comenzará a afectar tu ánimo o hasta tratar mal a tu equipo.

Tienes algún otro consejo para el manejo de proyectos?

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